À l’ère du travail hybride et des attentes croissantes en matière de qualité de vie au travail, la planification des espaces professionnels est devenue un enjeu stratégique. Le space planning ne se limite pas à une simple réorganisation des bureaux : il s’agit d’une approche globale qui allie fonctionnalité, bien-être et performance économique. En optimisant chaque mètre carré, en adaptant les espaces aux nouveaux usages et en renforçant l’identité de l’entreprise, cette méthode transforme les lieux de travail en véritables leviers de productivité et d’attractivité. Découvrez comment une planification intelligente peut révolutionner votre environnement professionnel, réduire vos coûts et améliorer l’expérience de vos collaborateurs.

Qu’est-ce que le space planning et pourquoi est-il indispensable ?

Le space planning, ou planification d’espace, est une démarche structurée visant à concevoir des environnements de travail fonctionnels, ergonomiques et inspirants. Contrairement à un aménagement classique qui se concentre sur l’esthétique ou la disposition du mobilier, le space planning repose sur une analyse approfondie des besoins réels des équipes et des contraintes organisationnelles. Il s’agit d’étudier les flux de circulation, les modes de collaboration, les exigences en matière de confidentialité ou de concentration, puis de traduire ces données en un plan d’occupation optimisé.

Cette approche est d’autant plus cruciale aujourd’hui que les modes de travail évoluent. Avec la généralisation du télétravail et l’adoption de modèles hybrides, les bureaux ne sont plus des espaces statiques où chaque collaborateur dispose d’un poste fixe. Ils deviennent des lieux modulables, collaboratifs et centrés sur l’expérience utilisateur. Une étude récente révèle d’ailleurs que le taux d’occupation moyen d’un poste de travail traditionnel est inférieur à 60 % dans les entreprises hybrides, soulignant l’urgence de repenser l’utilisation des surfaces.

Le space planning permet ainsi de répondre à trois défis majeurs :

• Économique : réduire les coûts immobiliers en mutualisant les espaces et en éliminant les m² sous-exploités.
• Humain : améliorer le bien-être et la productivité grâce à des environnements adaptés aux différentes activités (concentration, collaboration, détente).
• Environnemental : intégrer des principes de durabilité, comme le choix de matériaux responsables ou l’optimisation énergétique, pour aligner les espaces sur les enjeux RSE.

La différence entre aménagement et space planning

Il est essentiel de distinguer l’aménagement du space planning. L’aménagement consiste à mettre en œuvre un projet déjà défini : choisir le mobilier, organiser les postes, décorer les espaces. Le space planning, en revanche, est une étape préalable et stratégique qui structure ce projet. Il répond à des questions fondamentales : Combien de postes sont réellement nécessaires ? Quels types d’espaces (individuels, collaboratifs, informels) doivent être créés ? Comment optimiser la circulation et les interactions entre les équipes ?

Sans cette réflexion en amont, un aménagement, même esthétique, risque de ne pas répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise. Par exemple, une salle de réunion surdimensionnée au détriment d’espaces de concentration peut nuire à la productivité, tandis qu’un open space mal conçu peut générer des nuisances sonores et du stress. Le space planning évite ces écueils en alignant l’espace sur les usages réels et les objectifs business.

Les bénéfices concrets d’un space planning réussi

Investir dans une planification d’espace bien menée offre des retours mesurables, tant sur le plan financier que humain. Voici les principaux avantages observés par les entreprises ayant adopté cette approche :

Une productivité accrue grâce à des espaces adaptés

Des études démontrent qu’un environnement de travail bien conçu peut augmenter la productivité de 10 à 20 %. Comment ? En offrant aux collaborateurs des espaces spécialisés selon leurs activités. Par exemple :

• Des zones de concentration (bureaux individuels, bulles acoustiques) pour les tâches exigeant de la réflexion.
• Des espaces collaboratifs (salles de brainstorming, coins projet) pour favoriser l’innovation et les échanges.
• Des lieux de détente (espaces café, salles de pause) pour recharger les batteries et renforcer la cohésion d’équipe.

Cette diversification des espaces permet de limiter les interruptions et d’optimiser le temps de travail. Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre espace en un lieu collaboratif et efficace.

Une meilleure rentabilité immobilière

Le space planning permet de réduire les surfaces inutilisées tout en maintenant – voire en améliorant – la qualité des espaces. En adoptant des modèles comme l’Activity-Based Working (ABW), où les collaborateurs choisissent leur lieu de travail en fonction de leur activité, les entreprises peuvent diminuer leur empreinte immobilière de 20 à 30 %. Cela se traduit par :

• Une baisse des coûts de location ou d’achat de surfaces.
• Une optimisation des dépenses énergétiques (chauffage, éclairage, climatisation).
• Une flexibilité accrue pour s’adapter aux variations d’effectifs sans déménagement coûteux.

Cette approche est particulièrement pertinente dans un contexte où le bureau hybride s’impose comme la norme. Les espaces doivent désormais être conçus pour une occupation variable et intelligente, et non plus pour une présence systématique.

Un renforcement de la marque employeur

Votre espace de travail est le reflet de votre culture d’entreprise. Un aménagement soigné, qui intègre les valeurs et l’identité de la marque, envoie un message fort aux collaborateurs et aux visiteurs : celui d’une entreprise moderne, attentive au bien-être et innovante. Cela se traduit par :

• Un meilleur engagement des équipes, qui se sentent en phase avec leur environnement.
• Une attractivité renforcée pour les talents, notamment les jeunes générations sensibles à la qualité de vie au travail.
• Une image positive auprès des clients et partenaires, qui perçoivent l’entreprise comme dynamique et responsable.

Des initiatives comme l’intégration de espaces dédiés au bien-être (salles de sport, douches, espaces de méditation) ou de zones vertes contribuent à créer un cadre de travail unique et motivant.

Une flexibilité pour anticiper les évolutions

Les besoins d’une entreprise évoluent avec le temps : croissance des effectifs, changement d’organisation, adoption de nouvelles technologies… Un space planning bien conçu intègre cette dimension évolutive en privilégiant des solutions modulables et scalables. Par exemple :

• Des cloisons amovibles pour reconfigurer facilement les espaces.
• Du mobilier multifonction (bureaux transformables, tables modulables).
• Des zones polyvalentes qui peuvent passer de salle de réunion à espace de coworking selon les besoins.

Cette adaptabilité permet d’éviter des rénovations coûteuses à chaque changement et de maintenir un environnement toujours aligné sur les stratégies de l’entreprise.

Les étapes clés d’un space planning efficace

Pour garantir le succès d’un projet de space planning, une méthodologie rigoureuse est indispensable. Voici les phases essentielles, de l’analyse des besoins à la mise en œuvre, en passant par la conception et l’accompagnement au changement.

Audit et analyse des usages

La première étape consiste à comprendre comment les espaces sont utilisés aujourd’hui. Cela implique :

• Une analyse des effectifs : nombre de collaborateurs, taux de présence, modes de travail (télétravail, présentiel, hybride).
• Une étude des flux : circulation entre les services, points de congestion, besoins en confidentialité.
• Des entretiens avec les équipes pour identifier leurs attentes et leurs frustrations (bruit, manque d’espaces de réunion, etc.).
• Un relevé technique : contraintes architecturales, normes de sécurité, accessibilité PMR.

Cette phase permet de dresser un diagnostic précis et d’identifier les leviers d’amélioration. Par exemple, une entreprise peut découvrir que 40 % de ses salles de réunion sont sous-utilisées, ou que ses collaborateurs manquent cruellement d’espaces informels pour échanger.

Conception de scénarios et test-fits

Forts de ces données, les experts en space planning élaborent plusieurs scénarios d’aménagement, ou « test-fits ». Ces esquisses permettent de :

• Comparer différentes répartitions des espaces (ratio collaborateurs/m², types de zones).
• Évaluer l’impact de chaque option sur la circulation, la proximité entre services et l’ergonomie.
• Intégrer des solutions innovantes, comme des espaces partagés ou des zones de coworking, pour optimiser l’occupation.

Ces scénarios sont souvent présentés sous forme de plans 2D ou de maquettes 3D, permettant aux décideurs de visualiser concrètement leur futur environnement. Cette étape est cruciale pour valider les choix avant tout engagement financier.

Zoning et modèle Activity-Based Working (ABW)

Une fois le scénario retenu, vient la phase de zoning, qui consiste à définir des espaces dédiés à des activités spécifiques. Le modèle ABW (Activity-Based Working) est aujourd’hui la référence en la matière. Il repose sur le principe que chaque type de tâche nécessite un environnement adapté :

• Focus : bureaux individuels, bulles acoustiques, espaces calmes pour les travaux exigeant de la concentration.
• Collaboration : salles de réunion équipées, espaces projet avec tableaux blancs, zones de brainstorming informelles.
• Socialisation : espaces café, coins détente, terrasses pour favoriser les échanges informels et la cohésion.
• Circulation : axes de passage fluides, signalétique claire, accessibilité pour tous.

Ce modèle casse les codes traditionnels du bureau assigné pour offrir une liberté de choix aux collaborateurs, tout en optimisant l’utilisation des surfaces. Pour en savoir plus sur les nouvelles tendances en matière d’espaces de travail, explorez les enjeux émergents dans ce domaine.

Sélection du mobilier et ergonomie

Le mobilier joue un rôle central dans le confort et la productivité. Un space planning réussi intègre dès la conception des solutions ergonomiques et adaptées :

• Bureaux assis-debout pour varier les postures et réduire les troubles musculo-squelettiques.
• Sièges ergonomiques certifiés, réglables en hauteur et en inclinaison.
• Rangements intelligents pour limiter l’encombrement et faciliter l’organisation.
• Box acoustiques pour les appels ou réunions confidentielles.
• Éclairage adapté (lumière naturelle, LED réglables) pour réduire la fatigue oculaire.

Les matériaux choisies (bois, tissus, métaux) contribuent également à créer une ambiance chaleureuse et professionnelle, en phase avec l’identité de l’entreprise. L’objectif est de concilier esthétique, fonctionnalité et durabilité.

Conformité, sécurité et accessibilité

Un projet de space planning doit impérativement respecter les normes en vigueur, notamment :

• Les règles ERP (Établissement Recevant du Public) pour la sécurité incendie.
• Les exigences d’accessibilité PMR (Personnes à Mobilité Réduite).
• Les distances minimales entre les postes, les larges couloirs de circulation, ou encore l’éclairage naturel suffisant.

Une vérification rigoureuse de ces critères dès la phase de conception évite les surcoûts et les retards en phase de chantier. Elle garantit également un environnement sûr et inclusif pour tous les collaborateurs.

Accompagnement au changement et itérations

Même le meilleur plan ne sera efficace que si les utilisateurs l’adoptent. C’est pourquoi une phase d’accompagnement au changement est essentielle. Elle peut inclure :

• Des ateliers de co-construction avec les équipes pour recueillir leurs retours et ajuster le projet.
• Des tests de zones pilotes avant généralisation.
• Une communication claire sur les nouveaux usages et les bénéfices attendus.
• Des ajustements post-installation pour corriger les éventuels dysfonctionnements.

Cet accompagnement favorise l’adhésion des collaborateurs et assure la pérennité du projet. Il permet également d’identifier des améliorations continues, dans une logique d’amélioration permanente.

Le space planning, un levier stratégique pour les entreprises de demain

À l’heure où les enjeux économiques, humains et environnementaux se croisent, le space planning s’impose comme une réponse globale aux défis des entreprises. Il ne s’agit plus seulement d’aménager des bureaux, mais de créer des écosystèmes de travail qui :

• Optimisent les coûts en réduisant les surfaces inutiles et en mutualisant les espaces.
• Améliorent la performance en alignant l’environnement sur les besoins réels des équipes.
• Renforcent l’attractivité en offrant un cadre de travail moderne et inspirant.
• Intègrent la durabilité via des matériaux responsables et une gestion énergétique optimisée.

Dans ce contexte, des modèles comme l’économie collaborative ou les espaces partagés gagnent en popularité, offrant aux entreprises une flexibilité sans précédent. Le space planning devient alors un outil de transformation, capable d’anticiper les évolutions des modes de travail et de positionner l’entreprise comme un acteur innovant et responsable.

Que vous soyez une TPE, une ETI ou un grand groupe, repenser vos espaces de travail est un investissement dont les retours – financiers, humains et stratégiques – se mesurent dès les premiers mois. Pour aller plus loin et concrétiser votre projet, n’hésitez pas à discuter de vos besoins avec des experts qui sauront vous guider vers une solution sur mesure.